Přemýšlíte o řízení projektů?
Praktické řízení projektového portfolia
Nedostatek přehledu, strukturování témat a kontroly nad tím, co v projektech řeší může vést k chaosu, neúčelnému vynakládání zdrojů a nedosahování toho, co bychom potřebovali a při pozorném řízení i mohli mít.
Podívejme se, jak prakticky řídit projektové portfolio a jaké využijeme pohledy:
1. Přehled celého portfolia s různými typy aktivit (portfolia, programy, projekty…)
2. Ganttův graf jako zobrazení návaznosti plánovaných kroků/etap
3. Detail projektu nebo jiné aktivity s uvedením všech souvislostí
4. Jak na to
1. Přehled celého portfolia s různými typy aktivit (portfolia, programy, projekty…)
Činnosti patřící do portfolií lze zobrazit s hierarchií, typem činnosti a zvýrazněním běžných vlastností, jako jsou např.:
- Finanční náročnost
- Vlastník aktivit
- Interní náklady
- …
Obrazovka vám umožní identifikovat aktivity splňující vybraná kritéria a zvýraznit je mezi ostatními v projektovém portfoliu. Rychle například uvidíte, které projekty má na starosti určitý pracovník, které jsou malého, středního nebo naopak velkého rozsahu apod.
Nemusíme ale jen zvýraznit určité položky. Při probírání konkrétních položek můžete přesouvat projekty a další aktivity mezi programy aportfolii pouhým přetažením z jednoho portfolia či programu do jiného.
2. Ganttův graf jako zobrazení návaznosti plánovaných kroků/etap
Když se někdo zeptá na konkrétní projekt, zobrazíte Ganttův diagram…
Tento pohled vám hned poskytne větší detail o vybrané aktivitě. Vidíte, jak je naplánována a jak jednotlivé etapy na sebe navazují. Zobrazíte procento aktuálního naplnění, zodpovědnou osobu i komentáře k určitým krokům. Aktivity mohou být víceúrovňové a vy tak máte k dispozici rozpad celkové etapy na jednotlivé části.
3. Detail projektu nebo jiné aktivity s uvedením všech souvislostí
Vedle zobrazení časové osy projektu byste měli být také schopni přejít na konkrétní projekt a zobrazit jeho základní vlastnosti. Těch může být celá řada…
Na první záložce máte základní údaje jako typ projektu, název, stav, celkové náklady v mandays IT, mandays Business i finanční náročnost. Vedle projektového manažera evidujete i sponzora a zodpovědného ICT manažera.
Na další záložce vidíte dotčené konfigurační položky, které projekt mění, přidává nebo ruší. To je velmi důležitý pohled a tyto informace lze mít ještě před zahájením projektu. Snadno pak můžete identifikovat různé kolize spočívající např. v tom, že jeden projekt počítá s danou konfigurační položkou (např. aplikací) a chce ji upgradovat, rozšiřovat a jinak do ní investovat. Pak můžete mít druhý projekt, který ji bude chtít naopak nahrazovat za něco jiného. To moc nejde dohromady s investicemi plánovanými prvním projektem. Měli bychom se rozhodnout pro jedno nebo druhé.
Další záložka a zajímavý pohled: projektový tým, Řídící výbor (steering committee) a další vazby…Úkoly, Work Breakdown structure (WBS), Plánované změny, Risk log atd.
Na výše uvedené obrazovce vidíme alokaci zdrojů k danému projektu. Toto je klasické téma projednávané v řídícím výboru projektového portfolia. Pokud tyto informace zaznamenáte do centrálního úložiště projektového portfolia, můžete pokračovat v podrobném přidělování zdrojů, reportování skutečně stráveného času a dalších procesech. Konfigurační položky uvedené na úrovni projektu nebo na úrovni konkrétního úkolu nebo změnového požadavku vám pomohou identifikovat kolize aktivit, které plánují pracovat se stejnými aplikacemi nebo dalšími položkami.
Investice do konsolidovaného pohledu na řízení vašeho projektového portfolia se vám vrátí v efektivních procesech, které probíhají napříč vaší organizací a týkají se projektů.
Jak na to
Viděli jsme řešení konfigurační položky Aplikace a souvislosti řízení jejího životního cyklu. Vše, co jsme vám ukázali, je implementováno v low code development systému ObjectGears. Tento systém je v režimu pro 25 uživatelů zcela zdarma, a to i pro produkční použití. Nic vám tak nebrání jej použít. Začít můžete jeho instalací a vyzkoušením předpřipravených funkcionalit.
V základu je dostupných několik funkcionalit jako:
- Řešení pro řízení celého spektra procesů
- Znalostní báze
- Jednoduchá Evidence úkolů
- Další moduly, které můžete využít
Jak jsme zmínili, jedná se o low code development systém, takže spoustu věcí lze jen naklikat (až 80-90% funkcionality) a velmi rychle získáte plnohodnotnou aplikaci – zobrazování dat, jejich editaci, přístupová oprávnění…
Nemusíte shánět drahé vývojáře. Ve firmě máte spousta schopných uživatelů v IT i mimo něj, kteří si dokáží představit, co potřebují, jak by měly vypadat obrazovky aplikace a dovedou je i naklikat. Když si představíte, kolik používáte „aplikací“ založených na Excelu, které byly většinou také vytvořeny mimo IT, uvidíte potenciál, který máte a se správným nástrojem dokážete přetavit do plnohodnotné aplikace.
Některé z mnoha výhod
Stínové IT je problém v mnoha firmách, kdy IT neví o uživatelských aplikacích. V případě systému ObjectGears, jej IT eviduje, aktualizuje a zálohuje, ale vlastní uživatelé si v něm mohou vytvářet potřebné aplikace/moduly.
Uložením informací do systému ObjectGears se vám otevírá možnost tato data sdílet ve vašich dalších aplikacích (modulech). Představte si, že budete v systému evidovat vaše firemní auta. Můžete vytvořit modul na jejich půjčování, asistentka může mít modul na sledovaní technické kontroly jednotlivých aut a hlášení poruch apod.
Pokud budete evidovat firemní budovy a místnosti, pak lze vytvořit modul o přehledu umístění uživatelů, vybavení místností, plánovaní oprav, malování. Modul pro podporu plánovaných stěhování.
Pokud tyto agendy umístíte do samostatných aplikací vyvinutých jen pro tento účel, budete řešit problémy s integrací mnoha specializovaných aplikací.
V systému ObjectGears máte vše propojeno
Systém ObjectGears je webová aplikace, a tak podporuje práci více uživatelů najednou. Všichni tak mohou pracovat a není potřeba si emailem zasílat pracovní soubory, nedochází k problémům se zamykáním souborů nebo při přístupu příliš mnoha uživatelů na jeden soubor.
Samozřejmostí je přístup k datům a funkcionalitě na základě rolí přidělených uživatelům. Není vhodné, aby uživatelé viděli všechny informace, které evidujete. Podle politiky Zero Trust máte uživatelům udělit jen minimální přístupy.
Úpravy zvládnete sami pomocí jednoduchého klikání nebo úpravou skriptů.
-
Vendor lock-in - nezávislost na dodavateli
Pořízením systému ObjectGears se nestáváte závislým na výrobci software. Úpravy ve vašich modelech si můžete provádět sami nebo si objednat jinou firmu či samostatného vývojáře ovládající standardní technologie SQL a JavaScript.
Získáváte podporu místního výrobce, který se s vámi bude bavit a rád systém rozšíří podle vašich požadavků. Spoustu vlastností v systému již přibylo na základě požadavků ze spolupráce se zákazníky.
Zanechte nám na vás kontakt a my s vámi rádi nezávazně probereme vaši situaci a problémy, které řešíte. Sami pak lehce vyhodnotíte, zda pro vás systém ObjectGears bude přínosem.
Naši zákazníci