Alokace nákladů

V praktickém příkladě, který si ukážeme, probíhá tok vstupních nákladů dle následujícího schématu. Faktury se přidělí na uživatele, služby, skupiny uživatelů nebo přímo na finální nákladové objekty, týmy a země. Služby Tisku a Diskového úložiště se rozúčtovávají na uživatele, kteří tisknou nebo ukládají konkrétní objemy dokumentů. Služba Serverové infrastruktury se rozúčtovává na další služby nebo na uživatele, země a týmy. Ostatní služby se rozúčtovávají na skupiny uživatelů. Přes skupiny uživatelů a uživatele, kteří jsou přiřazeni zemím a týmům, pak rozpadneme všechny vstupní náklady na finální objekty.

Obrázek 1: Logika rozúčtování prostřednictvím modelů služeb nebo přímým přiřazením

Správa řešení a základní dashboardy

Řešení pracuje se vstupními daty, kterými jsou údaje o fakturách a dalších nákladech, údaje pro rozdělení nákladů alokovaných na služby (viz např. přehled tisků) nebo alokace uživatelů z výše uvedeného příkladu. Data lze hromadně importovat ze vstupních souborů nebo přímo vyčítat např. z Active Directory. Některá data je třeba upravit (např. rozdělení částky z faktury na více služeb nebo týmů). Toto zajišťuje Správce řešení, který má k dispozici svůj dashboard. Dashboard obsahuje jednak rozcestník k hlavním datům řešení a jednak přehledy identifikující nejrůznější nesrovnalosti, které je třeba řešit (např. faktury, u nichž součet alokací neodpovídá celkové částce apod.).

Obrázek 2: Dashboard Správce řešení

Výsledky pak zachycuje dashboard, který pro daná období zobrazí náklady alokované na výstupní nákladové objekty (organizační jednotky, týmy, země).

Obrázek 3: Dashboard s výsledky alokace

Správa parametrů řešení

Správa řešení spočívá v udržování aktuálnosti základních parametrů řešení (číselníky), identifikaci eventuálních nesrovnalostí v importovaných datech a potřebných manuálních úpravách.

Číselníky - základní parametry řešení

Menu Číselníky obsahuje základní konfigurační přehledy:

• skupiny Active Directory (určují alokaci na uživatele u určitých služeb) 
• období
• země
• týmy
• organizační jednotky

V níže uvedeném příkladu číselníku vidíme seznam Týmů. Každý Tým je přiřazen do určité Organizační jednotky.

Obrázek 4: Číselník Seznam týmů

Identifikace nesrovnalostí

Správce řeší nesrovnalosti, které jsou automaticky identifikovány. Např.:

• faktury a jiné poplatky, které nejsou alokovány
• faktury a jiné poplatky, u nichž součet jednotlivých alokací neodpovídá celkové částce
• uživatelé, kteří nejsou alokováni na žádný tým nebo zemi
• …

Potřebné manuální úpravy

Správce může provést potřebné dodatečné úpravy. Příklad: Na obrázku níže vidíme rozúčtování mzdových nákladů helpdesku. Jeden náklad lze alokovat na více nákladových objektů a více způsoby. Lze ho rozdělit na částky přidělené přímo týmům a zemím, konkrétním uživatelům, skupinám uživatelů nebo službám. 

Obrázek 5: Příklad rozúčtování poplatku

Modely rozúčtování služeb

Náklady alokované na služby můžeme často jednoduše rozdělit na uživatele, kteří danou službu používají. To platí např. pro aplikace. U služby pak uvedeme skupiny uživatelů, kteří s danou aplikací pracují. Někdy ale danou službu není možné přidělit přímo uživatelům. V případě služby Serverová infrastruktura jsou příjemcem služby často jiné služby. V takovém případě náklady připadající na službu nejprve rozdělíme mezi jednotlivé servery. Stanovíme si váhy podle základních parametrů serverů (např. CPU, RAM a HDD) – viz obrázek níže.

Obrázek 6: Model serverů

V druhém kroku pak u každého serveru určíme, kdo ho používá. Často to bude jedna aplikace, a tedy jedna služba nebo jeden tým, ale někdy bude rozúčtování složitější. Na obrázku níže vidíme přiřazení serveru, který používá několik služeb a týmů. Toto přiřazení stačí většinou provést jen jednou a v dalších letech ho popř. drobně upravit, pokud došlo ke změnám. Čas investovaný na začátku do správného přiřazení se nám tak později vrátí ve správné alokaci nákladů i v následujících letech.

Obrázek 7: Rozúčtování serveru

Jak na to

Viděli jsme řešení alokace nákladů. Vše, co jsme vám ukázali, je implementováno v low code development systému ObjectGears. Tento systém je v režimu pro 25 uživatelů zcela zdarma, a to i pro produkční použití. Nic vám tak nebrání jej použít. Začít můžete jeho instalací a vyzkoušením předpřipravených funkcionalit. 
 
V základu je dostupných několik funkcionalit jako:
 

• Řešení pro řízení celého spektra procesů
• Znalostní báze
• Jednoduchá Evidence úkolů
• Další moduly, které můžete využít

Jak jsme zmínili, jedná se o low code development systém, takže spoustu věcí lze jen naklikat (až 80-90% funkcionality) a velmi rychle získáte plnohodnotnou aplikaci – zobrazování dat, jejich editaci, přístupová oprávnění…
 
Nemusíte shánět drahé vývojáře. Ve firmě máte spousta schopných uživatelů v IT i mimo něj, kteří si dokáží představit, co potřebují, jak by měly vypadat obrazovky aplikace a dovedou je i naklikat. Když si představíte, kolik používáte „aplikací“ založených na Excelu, které byly většinou také vytvořeny mimo IT, uvidíte potenciál, který máte a se správným nástrojem dokážete přetavit do plnohodnotné aplikace.

Některé z mnoha výhod

• Nevytváříte stínové IT

Stínové IT je problém v mnoha firmách, kdy IT neví o uživatelských aplikacích. V případě systému ObjectGears, jej IT eviduje, aktualizuje a zálohuje, ale vlastní uživatelé si v něm mohou vytvářet potřebné aplikace/moduly.

• Sdílení dat

Uložením informací do systému ObjectGears se vám otevírá možnost tato data sdílet ve vašich dalších aplikacích (modulech). Představte si, že budete v systému evidovat vaše firemní auta. Můžete vytvořit modul na jejich půjčování, asistentka může mít modul na sledovaní technické kontroly jednotlivých aut a hlášení poruch apod.

Pokud budete evidovat firemní budovy a místnosti, pak lze vytvořit modul o přehledu umístění uživatelů, vybavení místností, plánovaní oprav, malování. Modul pro podporu plánovaných stěhování.

Pokud tyto agendy umístíte do samostatných aplikací vyvinutých jen pro tento účel, budete řešit problémy s integrací mnoha specializovaných aplikací.
V systému ObjectGears máte vše propojeno

• Souběžná práce uživatelů

Systém ObjectGears je webová aplikace, a tak podporuje práci více uživatelů najednou. Všichni tak mohou pracovat a není potřeba si emailem zasílat pracovní soubory, nedochází k problémům se zamykáním souborů nebo při přístupu příliš mnoha uživatelů na jeden soubor.

• Řízený přístup

Samozřejmostí je přístup k datům a funkcionalitě na základě rolí přidělených uživatelům. Není vhodné, aby uživatelé viděli všechny informace, které evidujete. Podle politiky Zero Trust máte uživatelům udělit jen minimální přístupy.

• Jednoduché úpravy

Úpravy zvládnete sami pomocí jednoduchého klikání nebo úpravou skriptů.

• Vendor lock-in - nezávislost na dodavateli

Pořízením systému ObjectGears se nestáváte závislým na výrobci software. Úpravy  ve vašich modelech si můžete provádět sami nebo si objednat jinou firmu či samostatného vývojáře ovládající standardní technologie SQL a JavaScript.

• Podpora domácího výrobce

Získáváte podporu místního výrobce, který se s vámi bude bavit a rád systém rozšíří podle vašich požadavků. Spoustu vlastností v systému již přibylo na základě požadavků ze spolupráce se zákazníky.

Zanechte nám na vás kontakt a my s vámi rádi nezávazně probereme vaši situaci a problémy, které řešíte. Sami pak lehce vyhodnotíte, zda pro vás systém ObjectGears bude přínosem.

Naši zákazníci

Příklady uživatelského rozhraní

Všechny následující ukázky jsou dostupné již v základní verzi ZDARMA.